Aktendiät und Aufbewahrungsfristen

Im Keller türmen sich Kisten- und ordnerweise alte Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen? Schaffen
Sie Ordnung und vernichten Sie alles, was Sie per Gesetz nicht unbedingt aufbewahren müssen.

Welche gesetzlichen Archivierungsfristen
sind zu beachten?

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist besteht für alle Handels- und Geschäftsbriefe – die empfangenen und Kopien der versandten –
sowie für sonstige steuerlich relevante Unterlagen.
Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz etc. (siehe dazu § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO) sind 10 Jahre lang aufzubewahren.

Berechnung der Aufbewahrungsdauer

Die Fristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist; sie enden also meist auch mit einem Kalenderjahr. Solange für einen  Geschäftsvorgang noch Steuern festgesetzt werden können, läuft hinsichtlich der betreffenden Unterlagen auch die Aufbewahrungspflicht der AO nicht ab, selbst wenn die 6 bzw. 10 Jahre verstrichen sind. Dazu gehören auch z. B. Baupläne des Architekten.

Die dadurch notwendige Einteilung in steuerliche Daten einerseits und sonstige betrieblich relevante Daten andererseits kann zuweilen durchaus schwierig sein. Zumindest kleinere Unternehmen sollten darum sorgfältig überlegen, ob sie mit einer generell längeren
Aufbewahrung aller infrage kommenden Daten nicht besser fahren.
Müssen Belege bspw. 10 Jahre aufbewahrt werden, können die betreffenden Unterlagen und Quittungen aus dem Jahr 2000 nicht
automatisch mit Ablauf der Jahres 2011 weggeworfen werden. Es gilt nämlich folgender Grundsatz:

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung
gemacht wurden bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde.

Beispiel

Der Jahresabschluss des Jahres 2000 wurde im August 2001 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Berechnet wird die zehnjährige
Aufbewahrungspflicht:

• Beginn der Aufbewahrungsfrist: 01.01.2002
• Aufbewahrungsverpflichtung: 10 Jahre
• Erlaubte Entsorgung der Unterlagen: 1.1.2012

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten
Manchmal ist es sinnvoll, Aufbewahrungsfristen zu verlängern, weil vielleicht die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt. Die Festsetzungsfrist beträgt normalerweise
vier Jahre. Sie beginnt am 1. Januar des Folgejahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde.

Beispiel

Die Steuererklärung für 2004 wurde erst 2006 eingereicht (und vom Fiskus einen vorläufigen Steuerbescheid erhalten). Der Bescheid
wurde erst mit Ablauf des Jahres 2010 endgültig, weshalb zur Sicherheit auch Unterlagen aus dem Jahr 2004 aufgehoben werden
sollten. Die Festsetzungsfrist verlängert sich auf

• 5 Jahre, wenn das Finanzamt eine sog. „leichtfertige 
  Steuerverkürzung“ feststellt;
• auf 10 Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung
  feststellt.

Achtung

Angenommen, ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus dem Jahr 2000 wird erst im Jahr 2014 endgültig rechtskräftig.
Wurden die dazugehörigen Unterlagen fristgerecht zum 1. Januar 2012 vernichtet, fehlen diese Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch was ändert. Unterlagen sollten in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden:

• bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
• bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die
   Einspruch eingelegt werden soll,
• bei Ermittlungen unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),
• bei eigenen Steueranträgen

Den kompletten Artikel, mit einer Liste aller Unterlagen die Sie ab 1.1.2012 vernichten können, finden hier als PDF zum Download im Bereich "Für Mitglieder/Service"!

Quelle: Institut für Unternehmensführung beim Bundesverband Farbe Gestaltung Bautenschutz